El día a día de un profesional de comunicaciones es casi siempre frenético. Decir que las horas laborables nunca son suficientes, que todo lo que se planifica puede alterarse con un llamado a cualquier hora, que las listas de pendientes crecen y crecen, que no hay tiempo para bajar las miles de ideas en cabeza, que lo urgente siempre gana a lo importante…. es no decir nada nuevo, ¿verdad?
Nos pasa, como seguramente te pasará a ti. Por eso, desde Conecta Media pensamos en dedicar un artículo a los sistemas de gestión de proyecto para comunicadores.
Un sistema de gestión de proyectos puede ser una herramienta de enorme ayuda para controlar, delegar, dar seguimiento, volcar tareas e ideas, planear tiempos y recursos, interactuar con los equipos, entre muchas otras cosas. Poner todos tus proyectos en un lugar (¡que no sea tu cabeza…!) es el primer paso para organizarte y administrar el tiempo más eficientemente, sobre todo si trabajas en varios proyectos en simultáneo, lo que es habitual en nuestra profesión.
Comenzaremos analizando qué es importante tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión de proyectos y luego brindaremos un listado de los que, a nuestro entender, son las opciones de software de gestión más recomendables.
¿Cómo elegir el sistema de gestión de proyectos adecuado?
A la hora de elegir una herramienta de gestión es importante analizar tus necesidades y los requisitos que debe cumplir el sistema para satisfacerlas. Hacer esta evaluación de antemano te será de mucha utilidad para seleccionar proveedores y explicarles con claridad qué esperas de ellos.
En este sentido, es importante que determines lo siguiente:
- ¿Cuál es el objetivo a cumplir con este sistema?
Trata de definir tu meta principal y las secundarias. ¿Es prioridad para ti mejorar los tiempos de realización de proyectos, la calidad de los trabajos entregados, la coordinación del equipo o la delegación de tareas? ¿Qué tan importante es optimizar procesos y evaluar rentabilidad por proyectos?
2. ¿Es fácil y accesible aprender y utilizar el sistema?
3. ¿Puedo integrarlo con otros sistemas de gestión de mi empresa? ¿Con CRM? ¿ Y con la página web, email o redes sociales? ¡No olvides los sistemas operativos!
4. ¿Cuáles son las funciones reales que necesito que el sistema realice? ¿Estas alternativas de sistemas cubren estas funciones? Si hay funciones no cubiertas, ¿puedo prescindir de ellas? Si el sistema ofrece muchas funciones que no necesito, ¿se justifica tener tantas prestaciones sin utilidad?
5. ¿Es posible ampliar prestaciones o funciones en el futuro si mis necesidades cambian?
6. ¿Necesito que el sistema brinde accesos remotos? ¿Puede utilizarse desde teléfonos o dispositivos móviles?
7. ¿Este sistema es personalizable en algunos procesos o funciones que son vitales para mí y que necesito hacerlas de un modo específico?
8. ¿Será necesario habilitar acceso a clientes o proveedores? ¿Qué grado de permisos deben establecerse?
9. ¿Me brindan soporte técnico y capacitación? ¿Me ayudan en la implementación y en la introducción del sistema a mis empleados o colegas?
10. ¿Es un sistema seguro para mis bases de datos? ¿Qué garantías me ofrece?
11. ¿ Ha sido utilizado por otras empresas que conozco con buenos resultados?
Los 10 sistemas de gestión de proyectos que te recomendamos explorar
1. Workamajig
Permite, en una sola plataforma, la interacción de áreas como producción, nuevos negocios, finanzas y contabilidad, área creativa, medios de comunicación, entre otros.
Ofrece la posibilidad de ver la disponibilidad del equipo y administrar recursos, monitorear proyectos y realizar presupuestos siguiendo plantillas minuciosas.
2. Brightpod
Este sistema es muy similar a Trello. Permite generar flujos de trabajo personalizados para cada proyecto. Se pueden modificar las tareas por correo electrónico, controlar tiempo por tarea y analizar tareas recurrentes. Ofrece paneles de monitoreo individuales para cada usuario y calendario editorial.
3. Dolnbound:
Permite compartir archivos, dar seguimiento a los plazos, organizar campañas y tareas. Ayuda a documentar procesos, organizar comunicaciones en cada campaña o tarea y gestionar proyectos por campaña o tarea. Ofrece además soporte especial para vender y realizar Inbound Marketing.
4. Imeet Central
Permite que todo el equipo trabaje en forma colaborativa y en línea, centrándose en las tareas prioritarias y estando informado en todo momento de la evolución y estado del proyecto.
Cuenta con un Moodboard on line para compartir inspiraciones creativas. Facilita la gestión de reuniones y flujos de trabajo personalizados para asignar tareas automáticamente. Todo el equipo podrá centralizar opiniones, compartir comentarios y recibir notificaciones.
5. 10000ft Plans
Es un sistema muy amigable, interactivo y atractivo. Ofrece un monitoreo del estado de los proyectos según presupuesto o plazo y un panel de desempeño por equipos, proyectos, objetivos o clientes.
Cuenta además con un soft de colaboración para el área de diseño que ayuda a organizar ideas, presentaciones al cliente, etc.
6. Zoho Project
Integra varias áreas de la organización como Marketing, Comercial, Recursos Humanos, Finanzas y Gestión de Proyectos. Facilita la comunicación entre equipos y el monitoreo del progreso de tareas y proyectos.
Cada usuario puede cargar las horas invertidas en cada proyecto, facturables y no facturables. Esta información luego permite tener un estimado de horas reales totales para comparar con las presupuestadas.
7. Function Fox
La administración mediante este sistema puede realizarse de distintas maneras según la complejidad del proyecto. Se puede simplemente monitorear tareas y tiempos para proyectos sencillos o emitir informes completos para proyectos complejos.
Los proyectos pueden monitorearse por clientes y obtener indicadores de rentablidad y productividad.
8. WorkflowMax
Permite integrar varias áreas dentro de la compañía, ordenar proyectos y clientes por rentabilidad, detectar ineficiencias, analizar gastos reales vs presupuestados y realizar presupuestos siguiendo plantillas.
9. Basecamp
Es muy sencillo de utilizar. Permite la asignación de tareas a múltiples usuarios, obtener informes de desempeño de equipos y proyectos. A través de pantallas personalizadas, los clientes pueden participar de la gestión del proyecto. Cuenta con sistema de mensajes y chat para comunicación entre los miembros del equipo.
10. Teamwork Projects
Es una herramienta muy útil para equipos remotos. Permite manejar diagramas de Gantt, visualizar objetivos, mensajería para grupos, modificar la privacidad de ciertos proyectos y administrar la disponibilidad de cada miembro del equipo. En forma sencilla, arrastrando y soltando, permite modificar cronogramas y proyectos cambiantes.
Una buena gestión del tiempo, de los recursos y de las ideas es parte central de nuestra tarea como comunicadores. Sobre todo cuando debemos llevar adelante muchos proyectos al mismo tiempo y además gestionar nuestra empresa o nuestro sector. Un sistema que se te adapte a estas necesidades puede ser un aliado para aliviniar y eficientizar la tarea diaria.