Como profesionales de PR, sabemos lo difícil que es impactar con un pitch. Por eso, hemos leído cientos de artículos sobre cómo lograr ese golpe perfecto. Aun así, captar la atención en una bandeja de entrada donde hay cientos de otros mensajes pujando por ganar, no es para nada sencillo.

Nos enfrentamos entonces, por un lado, con la sobre-información que a diario alimenta las cuentas de email de la prensa.  Por el otro,  con la fundamental necesidad de que nuestro pitch llegue al periodista indicado, en el momento indicado. En medio estamos nosotros luchando por lograr ese correo sobresaliente que se distinga de los demás y que gane el tan preciado “click”.

¿Cómo hacerlo? No existe una receta puntual (lamentablemente….). Nuestro éxito depende en parte del azar, por así decirlo. No existe una manera infalible para impactar en el receptor. Pero sí hay  técnicas que parecen ser más exitosas que otras y que surgen de la experiencia.

Hoy, repasaremos algunas de ellas y, sobre todo, analizaremos un interesante informe de Agility PR Solutions con algunos aspectos que no puedes dejar de poner en práctica.

 

 

¿Por qué un email pitch puede ser ignorado?

 

 

Para comenzar a analizar este punto crucial en nuestra labor diaria, nos gustaría plantear la pregunta en su sentido inverso. ¿Por qué un email pitch se salva de ser ignorado? Tal vez esta sea la respuesta que debemos buscar en un mundo plagado de información.

Sin tener que ser experto en matemáticas, podemos darnos cuenta muy rápidamente, que la probabilidades de apertura de un correo que llega a la cuenta de un periodista son realmente bajas.

Se sabe que alcanzan su bandeja de entrada más de 25 pitch diarios. ¿Sabes cuántas piezas genera ese periodista al mes? Un promedio de 25. Simple. Es más probable que tu pitch quede cerrado a que consiga la atención del influenciador elegido.

 

 

Entonces… ¿Qué es lo que puede cambiar la suerte  (prácticamente echada) de un email pitch?

 

 

Hay varios elementos necesarios  para que un email consiga la atención de estos solicitados destinatarios. Seguramente los conocerás, pero nunca viene mal repasarlos:

• Un asunto atractivo. Esta no es ninguna novedad… ¿Verdad? Es una regla básica del email marketing que se aplica, por supuesto, a un pitch. Pero… ¿Cómo lograr un asunto atractivo? Ofreciendo algo de valor a tu lector. Una pregunta o una broma pueden ser buenos recursos.
• Contenido visual. En general los pitch se componen de texto. Por eso, incluir imágenes puede ser acertado, siempre que sean relevantes, que refuercen el mensaje y que permitan una más rápida captación de la idea. Los contenidos visuales son siempre más efectivos, porque el cerebro los puede decodificar con mayor facilidad y más rápidamente. En este caso será importante asegurarse de que el material no sea pesado, no tarde en cargar, se vea bien en dispositivos móviles y no obstaculice la bandeja de entrada. Veremos, más adelante en este post, algunos recursos efectivos para agregar imágenes y videos a tu correo sin que implique peso excesivo.
• Muéstrale al periodista elegido que lo conoces. Antes de mandar tu pitch, investiga a tu destinatario y, en función a su trayectoria y estilo, elige el tono adecuado para captar su atención. Esto puede ser un buen diferencial entre tanto correo genérico. Aquí una advertencia importante: que conozcas al periodista no implica que intentes demostrarlo con saludos personalizados o con un párrafo destinado a decírselo. Esto puede jugar en contra de la tasa de apertura, sobre todo si ocupa la tan preciada vista previa. Lo veremos en detalle más adelante, pero quédate con la idea de que conocerlo es importante para saber cómo hablarle, nada más.
• Explica por qué tu historia no se puede dejar pasar. Resaltar por qué tu historia es relevante (o más relevante que otras) será vital para el éxito. ¿Qué es lo que logrará en los lectores? ¿Por qué es un tema que ese periodista no puede dejar de tratar?
• Sé austero. Nada de adornos que entorpezcan el mensaje. La clave es ser directo, explicar sólo lo estrictamente necesario, sin rodeos.”Lo breve y bueno…. Dos veces bueno…” (aunque puede haber algunas excepciones cuando tienes mucha información relevante y valiosa para el destinatario, lo veremos párrafos adelante.)

 

Muy bien, estas pautas serán la base mínima sobre la que nuestro email pitch deberá ser elaborado. Pero… ¿Son éstas las claves por las que resulta “el elegido” (en la práctica) dentro de veintitantos similares?

 

 

Claves para hacer tu pitch de prensa exitoso en el mundo real.

 

 

Vamos a analizar entonces, de la mano de este interesante informe,  qué es lo que hace  (en el mundo real) que un email pitch sea elegido.  Estas conclusiones parten del análisis de más de 100.000 emails enviados a diario y se enfoca, en tres grandes secciones:

• Emails que mayor tasa de apertura obtuvieron.
• Pitchs con mayor cantidad de clicks.
• Emails pitch con mejor performance general.

 

En cada grupo, el estudio analiza los factores compartidos por estos correos y establece algunos parámetros muy útiles para mejorar nuestros pitch.  Algunos de ellos, incluso, desafían muchos de los aspectos que suelen considerarse esenciales, como la extensión corta, por ejemplo. ¡Veámoslo en detalle!

 

Emails con mayor tasa de apertura.

 

 

Analizando estos emails, el estudio encuentra elementos comunes que pueden identificarse con su éxito. En orden de importancia, dichos elementos son:

 

Asunto.

 

Los correos que lograron abrirse camino entre tantos otros, tienen un asunto que varían entre 29 y 136 caracteres.  Aquí tenemos un punto interesante para observar: el 60 % de los emails estudiados incluye en el asunto las siguientes palabras:

• “Seguimiento”
• “Re:”
• “Información adicional”

¿En qué piensas al leer esto? Seguramente lo mismo que concluyeron los autores del informe. Es posible que para lograr el éxito sea necesario un segundo envío.  Como consejo, entonces, nos dicen los expertos,  lo ideal sería utilizar entre 60 y 75 caracteres para el asunto e incluir referencias a un envío previo cuando sea relevante.

 

Cuenta de envío.

 

Los emails con mayores aperturas provienen, según este estudio, de direcciones personales de correo electrónico. Esto significa, de cierta manera, que el destinatario es una persona real, con nombre y apellido, que se puede identificar.

Parece ser que genera mucho más interés recibir un correo de una persona que de una fría cuenta info@, capacitaciones@, prensa@ o lo que sea que no esté personalizado.

Días y horas de envío.

 

Por supuesto que no hubo coincidencia absoluta entre los emails exitosos respecto a la hora y día de envío. Sin embargo, el día lunes fue el que se llevó los laureles. Específicamente lunes a la tarde.  Según los autores,  el horario cercano a las 4 pm ha sido el más exitoso en los casos analizados.

 

Cantidad de Destinatarios.

 

El informe no arriesga una respuesta concreta sobre el número ideal de destinatarios para que un correo sea abierto, pero si nos deja un dato interesante: los correos con mayor cantidad de direcciones de destino, tuvieron menor tasa de apertura y viceversa.

Si hablamos, cuando nos referimos a la dirección de envío, sobre la importancia de personalizar, deberíamos pensar en el mismo sentido respecto a los destinatarios. Si haces tu mensaje más personal, seguramente mejor será recibido.

 

Por lo expuesto, podríamos pensar que ajustando nuestros pitch a estos parámetros tendríamos que incrementar nuestra tasa de apertura. Te invitamos a experimentarlo para ver si los resultados observados en este estudio se aplican también a tus correos.

Nuestra experiencia es muy positiva en este sentido. Algunos pequeños ajustes cambian contundentemente ciertos resultados. Sin embargo, es importante destacar que administrar todas estas variables cuando trabajas con múltiples envíos, es tedioso  y complicado. Afortunadamente, existen herramientas especialmente desarrolladas para la gestión de comunicaciones que pueden serte de gran ayuda.

Finalmente, si todo esto te parece tan interesantes como a nosotros, no te pierdas la segunda parte de este posteo con más información de este estudio y muchos consejos interesantes para generar pitch sobresalientes.